Кадрова політика ГО «Запорізький центр розслідувань»

1. Мета та сфера дії кадрової політики

Метою кадрової політики є визначення та впровадження умов, прав та обов’язків працівників ГО «Запорізький центр розслідувань» (далі – ГО «ЗЦР» або Організація). Зазначені принципи та правила також відображаються у відповідних посадових інструкціях.

З моменту початку роботи кожен працівник Організації має доступ до цієї політики для ознайомлення та дотримання її принципів під час виконання посадових обов’язків. ГО «ЗЦР» залишає за собою право змінювати цю політику після відповідного обговорення з трудовим колективом. Працівники мають бути поінформовані про внесені зміни.

Політика поширюється на штатних працівників ГО «ЗЦР». На фізичних осіб – підприємців, яких Організація залучає за договорами, поширюються ті положення політики, що прямо стосуються характеру їхньої співпраці: редакційна незалежність і редакційні принципи, недискримінація, безпечна організація роботи, конфіденційність, професійне навчання та передбачені цією політикою окремі заходи добробуту. Положення про трудові відносини, колективну угоду та загальнообов’язкове державне соціальне страхування застосовуються до ФОП лише у випадках, прямо передбачених законодавством або договором.

2. Форми кадрової роботи ГО «ЗЦР»

Кадрова політика – це цілісна та об’єктивно обґрунтована стратегія роботи з персоналом, яка об’єднує різні форми, методи та моделі кадрової роботи та має на меті створення дружнього, відповідального і професійного колективу, здатного реагувати на поточні зміни в діяльності Організації.

ГО «ЗЦР» декларує та послідовно впроваджує положення цієї політики у повсякденну роботу колективу. Керівництво Організації усвідомлює, що розробка та функціонування кадрової політики є способом забезпечення високого кадрового потенціалу Організації. Ця політика є складовою частиною стратегії Організації.

Керівництво ГО «ЗЦР» прагне покращувати взаємодію членів колективу, забезпечувати однозначність та послідовність кадрових рішень, інформувати працівників про правила внутрішніх взаємовідносин і підтримувати сприятливий морально-психологічний клімат.

ГО «ЗЦР» дотримується вимог до ведення документації та своєчасного оформлення необхідних документів, зокрема:

• договорів та інших документів, що підтверджують співпрацю члена колективу з ГО «ЗЦР»;
• посадових інструкцій і положень про функціональні обов’язки працівників ГО «ЗЦР».

2.1. Юридичне оформлення відносин і страхування

З кожним штатним працівником ГО «ЗЦР» оформлює трудові відносини відповідно до законодавства України. Співпраця з ФОП оформлюється письмовим договором про надання послуг або виконання робіт. Робота без юридично оформленого договору не допускається.

Договір із ФОП має визначати щонайменше предмет і обсяг робіт, строки, порядок оплати, права на створені матеріали, вимоги конфіденційності, дотримання редакційних принципів, гарантії редакційної незалежності та порядок припинення співпраці.

Штатні працівники підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню відповідно до законодавства України. ГО «ЗЦР» не гарантує додаткового медичного страхування, страхування життя або іншого добровільного страхування.

Ця політика визначає такі складові кадрової роботи:

• колективна угода і соціальний діалог;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• положення про оплату праці;
• посадові інструкції;
• оцінка роботи та підвищення кваліфікації персоналу;
• процедури запобігання та вирішення конфліктів;
• рекрутинг, відбір, онбординг та навчання;
• редакційна незалежність;
• охорона праці, безпека і добробут персоналу.

3. Колективна угода і соціальний діалог

Колективна угода є договором з метою регулювання виробничих, трудових та соціально-економічних відносин в Організації. Її зміст визначається сторонами в межах їхньої компетенції та може охоплювати:

• загальні положення;
• організацію щоденних умов праці та забезпечення зайнятості;
• нормування та оплату праці;
• гарантії, компенсації та пільги;
• режим роботи, тривалість робочого часу та відпочинку;
• порядок прийому на роботу та звільнення працівників;
• умови та охорону праці;
• соціальні пільги та компенсації;
• контроль за виконанням угоди.

Колективна угода не може погіршувати умови праці працівників порівняно з вимогами законодавства, але може передбачати положення, які покращують умови праці та соціально-побутові умови. Колективна угода укладається строком на один рік та затверджується трудовим колективом на загальних зборах. Вона визначає взаємні зобов’язання працівників і керівництва ГО «ЗЦР» та способи їхньої співпраці.

3.1. Право на об’єднання та механізм соціального діалогу

Працівники мають право вільно об’єднуватися для представництва і захисту своїх трудових, професійних та соціально-економічних прав, вступати або не вступати до професійних спілок, обирати представника чи представників колективу та брати участь у колективних переговорах. Реалізація цих прав не може бути підставою для дискримінації, переслідування або інших негативних наслідків.

Соціальний діалог у ГО «ЗЦР» здійснюється через обмін інформацією, консультації, обговорення на загальних зборах та, за потреби, колективні переговори. Планові зустрічі колективу з керівництвом проводяться не рідше одного разу на квартал. Працівники можуть подавати керівництву індивідуальні або колективні пропозиції та ініціювати переговори щодо укладення або зміни колективної угоди.

4. Правила внутрішнього трудового розпорядку

Правила трудового розпорядку забезпечують правове регулювання трудових відносин та визначають обов’язки штатних працівників. Окремі правила можуть поширюватися на ФОП у межах укладених із ними договорів.

Правила розробляються керівництвом спільно з колективом та затверджуються у встановленому Організацією порядку з урахуванням трудового законодавства, специфіки діяльності громадської і медійної організації, статуту, внутрішніх документів, колективної угоди та посадових інструкцій.

Правила внутрішнього трудового розпорядку містять такі положення:

• загальні положення;
• право на працю та рівні можливості;
• порядок найму та звільнення працівників;
• основні зобов’язання керівництва;
• основні принципи етики та взаємовідносин у колективі;
• робочий час і час відпочинку;
• заохочення за успіхи в роботі;
• відповідальність за порушення дисципліни.

4.1. Недискримінація та рівні можливості

ГО «ЗЦР» забороняє пряму і непряму дискримінацію, домагання, сексуальні домагання, мобінг, приниження, переслідування та помсту за повідомлення про порушення. Заборона діє під час рекрутингу, визначення умов праці та оплати, розподілу завдань, професійного розвитку, оцінювання, просування і припинення співпраці.

Рівність прав і можливостей гарантується незалежно від раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, гендерної ідентичності, сексуальної орієнтації, етнічного, соціального чи іноземного походження, віку, стану здоров’я, інвалідності, сімейного або майнового стану, сімейних обов’язків, місця проживання, мовних ознак, членства у професійній спілці або іншої характеристики, не пов’язаної з професійними вимогами до роботи.

За потреби і в межах наявних можливостей Організація забезпечує розумне пристосування умов відбору та роботи. Рішення щодо персоналу мають ґрунтуватися на компетентності, професійних якостях, відповідності посадовим обов’язкам та результатах роботи.

Скарга на дискримінацію, домагання, мобінг або інше порушення подається керівнику Організації. Якщо скарга стосується керівника або він не може забезпечити неупереджений розгляд, її подають іншій старшій особі в Організації; за необхідності питання виноситься на розгляд загальних зборів. Скарга розглядається конфіденційно настільки, наскільки це сумісно з повним і неупередженим розглядом. Негативні наслідки для заявника, свідків або осіб, які сприяють розгляду, заборонені.

5. Положення про оплату праці

Зайнятість працівників Організації та оплата їхньої роботи описуються у штатному розписі або в договорі. Положення про оплату праці охоплює опис усіх видів виплат працівникам, як основних, так і заохочувальних. Основою для розрахунку оплати праці є зайнятість працівників.

Штатний розпис – це документ, що містить назви посад відповідно до законодавства, кількість штатних одиниць і посадовий оклад. Він затверджується наказом керівника та діє протягом визначеного в ньому строку.

Зміни до штатного розпису вносяться відповідним наказом у разі зміни організаційної структури, введення нових посад та/або зміни посадових окладів. Про погіршення умов оплати праці працівників повідомляють у строки та порядку, встановлені законодавством України.

6. Система оцінки роботи персоналу

ГО «ЗЦР» усвідомлює, що компетентне управління персоналом є запорукою розвитку Організації та досягнення запланованих результатів. Керівництво і колектив прагнуть створити міцну та продуктивну команду. З цією метою впроваджується та вдосконалюється система оцінювання персоналу як один зі способів формування і підтримки мотивації.

Якісна система оцінювання, контролю та мотивації передбачає спільну роботу працівника і його керівника, систематичне планування, виконання та оцінювання результативності спільної діяльності.

6.1. Планування діяльності

Планування дає працівнику та керівнику змогу узгодити, яку роботу і в який спосіб слід виконати протягом визначеного періоду. Для цього використовуються:

Перелік функціональних обов’язків. Посадова інструкція із зазначенням цілей та обов’язків.

Визначення завдань. Зрозумілі й конкретні завдання, визначені відповідно до функціональних обов’язків на певний період.

Індивідуальний план дій. Конкретні кроки для виконання завдань; план готується спільно з керівником та може включати ініціативи з підвищення продуктивності або професійного розвитку.

6.2. Моніторинг та управління роботою персоналу

Моніторинг роботи персоналу здійснюється протягом року та передбачає:

Поточне спостереження. Вивчення причин труднощів і пошук шляхів їх усунення.

Регулярне спілкування. Систематичний обмін інформацією та отримання працівником зворотного зв’язку від керівника.

Періодичне оцінювання. Планові зустрічі працівника і керівника для обговорення виконаних заходів, отриманих результатів та, за потреби, коригування плану дій і завдань. Такі зустрічі проводяться щонайменше один раз на шість місяців.

6.3. Щорічне оцінювання ефективності

Щорічне оцінювання передбачає аналіз результатів роботи працівника і має дві складові:

• якісне та кількісне оцінювання роботи, виконаної протягом року;
• визначення майбутніх цілей і шляхів професійного розвитку працівника.

Залежно від фінансових можливостей ГО «ЗЦР» сприяє професійному розвитку персоналу. Навчальні програми плануються під час оцінювання діяльності та спираються на виявлені потреби працівників.

6.4. Навчання редакційним стандартам, праву та етиці

Кожен штатний працівник і залучений до редакційної роботи ФОП проходить вступне навчання під час онбордингу. Навчання охоплює редакційні стандарти, посадові обов’язки, професійну етику, основні правові питання, цифрову і фізичну безпеку, а також самостійне виконання навчальних завдань.

Повторне навчання проводиться не рідше одного разу на рік, а також після істотних змін законодавства, редакційних стандартів або внутрішніх політик. Зміст навчання може уточнюватися відповідно до посади, характеру завдань та результатів оцінювання.

Фахові юридичні консультації з питань, пов’язаних із роботою, надаються організаціями-партнерами. Працівник або ФОП звертається по таку консультацію через керівника Організації або головну редакторку.

7. Порядок запобігання та вирішення конфліктів

Управління конфліктом – це цілеспрямовані дії для запобігання його розвитку, зменшення напруження та пошуку прийнятного рішення. Для запобігання і вирішення конфліктів ГО «ЗЦР» використовує переговори та посередництво.

Переговори. Сторони конфлікту спільно визначають причини розбіжностей, можливі наслідки та способи їх урегулювання.

Посередництво. До розгляду може бути залучена незацікавлена третя сторона.

7.1. Прогнозування і попередження конфлікту

Для прогнозування конфліктів аналізуються об’єктивні та суб’єктивні умови взаємодії між людьми: стиль управління, рівень соціальної напруженості, психологічний клімат, лідерство, неформальні групи та індивідуально-психологічні особливості. Особлива увага приділяється загальним і конкретним причинам конфліктів.

Конфлікти попереджаються шляхом своєчасного реагування керівника на виявлені ризики, налагодження комунікації, уточнення повноважень і завдань, а також ефективного управління.

7.2. Регулювання і вирішення конфлікту

Керівництво ГО «ЗЦР» може вживати заходів для послаблення та врегулювання конфлікту. Процес може включати:

• визнання існування конфлікту;
• узгодження сторонами причин і можливих наслідків;
• встановлення правил взаємодії під час вирішення конфлікту;
• створення групи для розгляду конфліктної ситуації;
• інформування сторін і усунення чуток;
• налагодження комунікації;
• роботу над соціально-психологічним кліматом;
• організаційні рішення щодо обов’язків, мотивації або умов взаємодії.

Формами вирішення конфлікту можуть бути поступка, компроміс, консенсус або співпраця задля пошуку прийнятного для сторін рішення. Керівництво аналізує мікроклімат у колективі та застосовує доречні способи запобігання і врегулювання конфліктів. Мета ГО «ЗЦР» – підтримувати сприятливі умови всередині колективу та позитивний мікроклімат.

8. Визначення важливих понять

Політична діяльність. Оскільки ГО «ЗЦР» не є політичною організацією, працівникам не слід брати участь у діяльності суто політичного характеру на робочому місці або в робочий час. Публічна діяльність, спрямована на просування цілей та ідеології політичних партій, має бути зведена до мінімуму.

Дискримінація та домагання. Жодна особа на робочому місці не має права чинити тиск на іншу особу, натякати на можливість інтимної близькості, виявляти особливе ставлення чи фаворитизм на сексуальному ґрунті. Повна заборона дискримінації, домагань і мобінгу визначена в пункті 4.1 цієї політики.

Конфлікт інтересів. Працівники та залучені ФОП мають уникати ситуацій, у яких приватний інтерес може вплинути на об’єктивність їхньої роботи або рішення, прийняті в інтересах ГО «ЗЦР». Зокрема:

• забороняється використовувати майно ГО «ЗЦР» для незаконних або несанкціонованих цілей;
• особам, які мають доступ до конфіденційної інформації, забороняється розкривати її без належного дозволу;
• інша оплачувана або неоплачувана робота не повинна перешкоджати виконанню обов’язків перед ГО «ЗЦР»;
• слід уникати ситуацій, у яких особа може отримати пряму або опосередковану вигоду, впливаючи на укладення договору або угоди;
• забороняється вимагати або приймати подарунки, послуги чи інші форми винагороди за дії, що входять до службових або договірних обов’язків особи.

9. Рекрутинг, відбір, різноманітність та онбординг

Однією з важливих функцій керівництва ГО «ЗЦР» є забезпечення оптимальної кількості працівників відповідно до запланованих цілей та обсягів робіт. Обсяги робіт Організації можуть змінюватися залежно від кількості проєктів і доступного фінансування. Тому ГО «ЗЦР» використовує гнучкі підходи до залучення фахівців: на постійній основі, для виконання окремих робіт або на волонтерських засадах. Збільшення кількості штатних працівників доцільне за умови збільшення обсягів робіт і недостатньої кількості персоналу.

Після визначення структури і потреб у персоналі добір може проводитися серед працівників Організації шляхом навчання, перерозподілу обов’язків або підвищення, а також із залученням зовнішніх фахівців. Підготовка власного персоналу дає змогу врахувати специфіку діяльності Організації; залучення зовнішніх фахівців може прискорити пошук необхідної компетентності.

9.1. Стандарти рекрутингу та відбору

Рішення про спосіб пошуку кандидатів ухвалюється з урахуванням терміновості вакансії та характеру робіт. Вакансія може бути оголошена відкрито або закрита шляхом цільового пошуку чи звернення до відомих Організації фахівців. Незалежно від способу пошуку кандидати оцінюються за однаковими професійними критеріями, визначеними відповідно до обов’язків посади або завдання.

Відбір і остаточне рішення здійснюють керівник Організації, фінансова менеджерка та/або головна редакторка залежно від майбутніх обов’язків працівника. У процесі відбору застосовуються співбесіди та, за потреби, тестові завдання. ГО «ЗЦР» не пропонує кандидатам великих тестових завдань, які фактично становлять значний обсяг безоплатної роботи.

Вимоги до кандидата формуються на підставі посадових обов’язків і можуть включати освіту, професійний досвід, навички, знання редакційних стандартів, здатність працювати в команді та інші критерії, безпосередньо пов’язані з роботою. Рішення про відбір має бути обґрунтованим і неупередженим.

9.2. Політика різноманітності

ГО «ЗЦР» прагне формувати різноманітну команду та заохочує подаватися кандидатів із недостатньо представлених і вразливих груп. Квоти не встановлюються: рішення ухвалюються за професійними критеріями та відповідністю вимогам роботи. За потреби й у межах наявних можливостей Організація забезпечує розумне пристосування процедури відбору та умов роботи.

9.3. Онбординг

Для кожного нового штатного працівника або ФОП, залученого до постійної редакційної роботи, визначається наставник, який відповідає за онбординг. Онбординг включає:

• ознайомлення з посадовими або договірними обов’язками, структурою Організації та робочими процесами;
• ознайомлення з редакційною, кадровою, безпековою та іншими застосовними політиками;
• навчання редакційним стандартам, цифровій і фізичній безпеці;
• самостійне виконання навчальних завдань для засвоєння редакційних стандартів і посадових обов’язків;
• надання необхідних доступів та пояснення правил роботи з інформацією;
• онлайн-зустрічі з наставником не рідше одного разу на тиждень, а за потреби – частіше, для відповідей на запитання, зворотного зв’язку і перевірки виконання навчальних завдань;
• зустріч для оцінювання адаптації після першого місяця роботи.

10. Стандарти залучення ФОП

ГО «ЗЦР» залучає ФОП тоді, коли потрібні визначені послуги, спеціалізовані компетентності, гнучкий обсяг робіт або співпраця в межах окремого проєкту. Вибір ФОП здійснюється за професійною компетентністю, досвідом, відповідністю завданню, дотриманням етичних вимог та спроможністю виконати роботу у погоджені строки.

ФОП, залучені до створення редакційного контенту або інших редакційних процесів, зобов’язані дотримуватися редакційної політики, стандартів точності, незалежності, конфіденційності, запобігання конфлікту інтересів, недискримінації та безпеки. До початку роботи їм надається доступ до необхідних політик і роз’яснюються правила, що стосуються завдання.

Обов’язок дотримуватися редакційних принципів ЗЦР та гарантії редакційної незалежності обов’язково закріплюються в договорах із ФОП. Доступ до внутрішньої інформації надається лише в обсязі, необхідному для виконання договору.

11. Редакційна незалежність

Штатні працівники та залучені до редакційної роботи ФОП здійснюють професійну діяльність незалежно від приватних або політичних інтересів засновників, керівництва, донорів, рекламодавців, партнерів, органів влади, політичних сил, бізнесових структур та інших зовнішніх суб’єктів.

Редакційні рішення мають ґрунтуватися на суспільному інтересі, перевірених фактах, редакційних стандартах і професійній етиці. Ніхто не може вимагати від працівника або ФОП наперед визначеного висновку матеріалу, приховування суспільно значущої інформації або порушення редакційної політики.

Працівник або ФОП має право без негативних наслідків відмовитися від завдання, якщо його виконання порушує закон, редакційні стандарти чи професійну етику. У разі розбіжностей питання обговорюється з головною редакторкою або керівником Організації.

Положення про редакційну незалежність, обов’язок дотримуватися редакційних принципів та право відмовитися від неправомірного або неетичного завдання включаються до трудових договорів, договорів із ФОП та інших документів, що визначають умови редакційної роботи.

12. Охорона праці, безпека і підтримка

12.1. Загальні принципи безпеки

Перед небезпечним завданням або роботою у ворожому середовищі ГО «ЗЦР» проводить попереднє оцінювання ризиків. Рішення про виконання завдання приймається з урахуванням характеру загроз, можливостей їх зменшення, досвіду особи та наявної підтримки.

Штатний працівник або ФОП має право відмовитися від небезпечного завдання без дисциплінарних, фінансових, репутаційних або інших негативних наслідків. Відмова має бути повідомлена безпосередньому керівнику або головній редакторці якомога раніше, якщо обставини це дозволяють.

На момент ухвалення цієї редакції політики ГО «ЗЦР» самостійно не гарантує засоби індивідуального захисту, спеціальне безпекове навчання, транспорт, супровід або інші ресурси для роботи у ворожому середовищі. За потреби Організація звертається по такі можливості до партнерів, донорів, органів місцевої влади та Національної поліції України. Наявність або відсутність відповідної підтримки враховується під час оцінювання ризиків.

12.2. Підтримка після роботи з чутливими темами

Працівникам і залученим до редакційної роботи ФОП, які зазнали психологічної шкоди або значного емоційного навантаження через роботу з травматичними чи чутливими темами, можуть надаватися психологічні консультації та додатковий відпочинок. Потреба і форма підтримки обговорюються конфіденційно з безпосереднім керівником, головною редакторкою або керівником Організації.

13. Добробут персоналу

ГО «ЗЦР» підтримує гнучкий графік роботи. Працівники та ФОП самостійно організовують робочий час з урахуванням погоджених завдань, строків, редакційних процесів, командної взаємодії та необхідності бути доступними у визначений для спільної роботи час.

Додаткові вихідні можуть надаватися на запит. Тривалість і строки погоджуються з безпосереднім керівником – головною редакторкою або керівником Організації – з урахуванням стану працівника, робочого навантаження та безперервності важливих процесів.

Ретріти та психологічна допомога організовуються залежно від фінансових можливостей ГО «ЗЦР» і наявної донорської допомоги. Такі заходи не є безумовною постійною виплатою, але Організація прагне залучати для них ресурси.

Для підтримки роботи під час перебоїв з електропостачанням ГО «ЗЦР» забезпечує по одній зарядній станції на співробітника та забезпечує павербанком кожного штатного працівника і ФОП, який працює за постійним договором. Порядок користування технікою визначається з урахуванням поточних робочих потреб.

14. Прикінцеві положення

Процес підбору, розвитку та мотивації персоналу є важливою складовою діяльності ГО «ЗЦР». Керівництво Організації сприяє професійному розвитку персоналу, дотриманню редакційної незалежності, рівним можливостям, безпечним умовам роботи та добробуту колективу.

Політика набирає чинності після затвердження керівником Організації. Зміни до неї обговорюються з колективом, затверджуються керівником і доводяться до відома осіб, на яких вони поширюються.